10 Saran Bersopan Santun dalam Beremail

10 Saran Bersopan Santun dalam Beremail
Zoran Todorovich

Bagi sebagian besar orang, email tampaknya
menjadi rahmat sekaligus bencana.
Email dapat menghemat biaya komunikasi,
terutama pada orang-orang yg jarang
berhubungan dengan kita. Namun, dapat
membuat kita menderita dengan menerima banjir
"spam email".

Tidak banyak hal yang bisa kita lakukan
untuk menghadapi para "spammers" ini
kecuali terus-menerus melaporkannya pd
"network administratur" kita. Bagaimanapun,
dalam melakukan korespondensi pribadi,
kita seyogyanya tetap bersopan-santun
untuk menjaga hubungan baik.

Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :

1. Benahi susunan email "forwards" anda.

Bila anda ingin memforward sebagian atau
seluruh pesan pada pihak lain, maka
luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus
tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda ">" dsb.

2. Gantilah "Subject" atau Judul email bila
topik pembicaraan anda berubah.

Seringkali setelah saling bertukar email
beberapa kali, topik pembicaraan berubah
dari aslinya, namun "subject" atau judul
email belum juga diganti. Akan jauh lebih
mudah untuk melacak email yang masuk bila
"subject" disesuaikan dan dapat
mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu.

Beberapa program email secara otomatis
memunculkan isi email yang terdahulu bila
anda sedang membalas/mereplynya. Ada
baiknya anda menghapus pesan tersebut dan
hanya tinggalkan pesan yang benar-benar
anda anggap perlu.

4. Jangan teruskan surat berantai.

Anda tentu merasa terganggu dan jengkel
bila seseorang mengirimi anda sebuah email
tentang humor atau cerita-cerita,
kemudian meminta anda untuk meneruskannya
dengan segera pada 10 teman anda yang lain,
atau bila tidak maka anda akan ketiban
sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu
dan membuat orang lain jengkel bila anda
meneruskan email semacam ini? Hapus
saja dengan menekan tombol "delete".

5. Hormati privacy orang lain.

Ini termasuk juga alamat email mereka.
Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah
orang yang mungkin satu-sama- lain tidak
saling mengenal, gunakan "bcc" atau
"blind carbon copy " agar alamat-alamat
email mereka tidak saling diketahui.

Bila anda mudah mengirim email ke banyak
alamat sekaligus tanpa mempertimbang - kan
saran ini, maka bersiap-siaplah untuk
dikomplain karena mereka menerima spam.

6. Jangan melakukan spam.

Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya,
tetapi banyak orang tidak menyadari jika
mereka menggunakan alamat-alamat email yang
mereka dapat dari "forwarded email", kemudian
menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk
bentuk spam.

7. Jangan berteriak-teriak.

Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol
"Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda
kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai
pengguna internet yang tidak baik, atau tidak
sopan sama sekali.

8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau
terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha
memikirkannya dgn baik.

Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk
memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu
email yang membuat kita marah. Begitu juga
dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi
dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan
dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan
keburu anda kirim email tersebut. Simpanlah
dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari
untuk dibaca ulang.

Banyak persahabatan yang hancur gara-gara
terburu-buru menanggapi suatu email tanpa
berusaha memikirkannya dengan bijaksana.

9. Bersabarlah dalam menunggu "reply".

Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan
internet. Mereka mungkin tidak membalas
email anda dengan segera. Masih banyak
orang yg men-cek email mereka seminggu sekali.

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang
menerima segala yang anda anggap lucu.

Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu
pada mereka yang tidak pernah membalasnya,
meskipun dengan ucapan terima kasih.

Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk
memikirkan apa yang kita forward kan dan
kepada siapa kita mem-forwardkan suatu
email. Tidak semua orang setuju atau suka
dengan materi yang kita forwardkan.

Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek
tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik
atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan
serius!!

(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy
Suggestions, Zoran Todorovich) On Eagle's Wings